За да се извърши коректно предаване на счетоводните
документи, най-напред е необходимо тяхното правилно дефиниране. Намирането на
тяхното легално определение не е трудно – то е посочено в Закона за счетоводството.
Счетоводният документ е хартиен документ или документ представен като съдържание чрез технически носител.
Класифицирането на счетоводния документ се извършва според свойствата и момента на представяната в него счетоводна информация. Първичният счетоводен документ носи изначалната счетоводна информация. Вторичният счетоводен документ обобщава, но и разграничава и отделя информацията получена от първичните счетоводни документи. Първичните и вторичните документи се издават в определен хронологичен порядък, който се отчита чрез счетоводни регистри.
Съществуват множество извънсчетоводни документи, които нямат място в описа за предаването на счетоводни документи. Документ, който няма изискуемите по Закона за счетоводството параметри/съдържание, реквизити/ не следва да се третира като счетоводен документ, дори формата му/външен вид с някои всеизвестни надписи като фактура, разходен/приходен/ ордер да изглежда познато, както и други документи които в стандартния си вид не покриват всички нормативни изисквания. Издадени чрез дефектни счетоводни системи вторични счетоводни документи, също трябва да се причислят към извънсчетоводната документация и да не намерят място в описа. От друга страна, ако при изискванията на документалната обоснованост, в дефектният първичен счетоводен документ има частично липсваща информация, но съществуват документи които я удостоверяват, те се комплектоват и участват заедно в предаването на документите.
Описът се нарича Приемо-предавателен протокол на счетоводни документи, който обичайно се съставя в два екземпляра – по един за двете страни. В него се вписва дата и място на предаване и накрая се подписва от лицата, участници в процедурата, които може да се повече от две, като се посочва кой е фактическият получател.
За извънсчетоводните документи се съставя отделен опис.
Съхранението на приетите документи се извършва на специално пригодени за целта места, гарантиращи опазване на счетоводната информация – при счетоводните регистри срокът за съхранение е 10 години, /включително финансови отчети – годишни и междинни, както и документи които биха изисквали данъчните органи, документи свързани с одит и последващи финансови инспекции/ броящ се от първия ден на януари на този отчетен период, който следва отчетният период за който те се отнасят, а всички други носители на счетоводна информация се съхраняват 3 години, със срок броящ се по същия начин както при счетоводните регистри.
Счетоводни услуги Русе ЕООД, може да съдейства чрез контрол при приемо-предавателните етапи свързани със счетоводна документация. Добре е да се знае, че често има пропуски, за които незапознатите представляващи на фирми не разбират, а впоследствие вече не е възможно да се компенсират. Най-често, счетоводителят предава документи в началото на годината, следваща годината за която се отнасят – така сроковете може да се прецизират. Документи е възможно да останат на съхранение в счетоводството, но най-подходящо е всеки клиент на счетоводно обслужване да си прибира хартиените носители след годишното приключване на всеки отчетен период.
Счетоводни услуги Русе ЕООД, съветва, да не бързате с унищожаването на документите /тези неподлежащи на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт/ след изтичане на сроковете, ако не сте сигурни, дали могат да Ви бъдат полезни дори в минимална степен.