Функционалната пригодност на работно пространство с фиксиран адрес, в което се извършват заместващи услуги, се нарича виртуален офис. Във връзка с дейностите е възможно да се разграничат два типа – виртуален счетоводен офис и виртуален бизнес офис.

Когато става дума за виртуален счетоводен офис, заместването се осъществява главно в представителните функции пряко свързани със счетоводното обслужване. Срещите със служители от данъчни, трудови и осигурителни институции, цялата кореспонденция с тях чрез хартиени и електронни документи са изместени в нашия офис. Управителят на фирмата няма ангажименти, а счетоводителят има грижата да го замести.

Виртуален бизнес офис – в този случай се поемат ангажименти пряко свързани с дейността, която се съдейства/замества. Принципно, изпълняваните от Счетоводни услуги Русе ЕООД дейности, се характеризират като аутосорсинг. Тази част, която обхваща счетоводството, данъците, трз и някои административни услуги, са обичаен предмет на дейност от самото предприятие. Така че, онзи  предмет на дейност, който не характеризира счетоводния профил на Счетоводни услуги Русе ЕООД, може да се нарече виртуален бизнес офис. Обхватът му е само в съпътстващи счетоводното обслужване или самостоятелни дейности, например куриерско, телекомуникационно и друго подобно изпълнение от нас касаещо Ваши клиенти и доставчици.

Цената на виртуален счетоводен офис е включена в цената за абонаментно счетоводно обслужване. Единичната услуга е на цена 60 лв. за месец

Цената на виртуален бизнес офис не е включена в цената за абонаментно счетоводно обслужване. Минималната цена за услугата е 80 лв. за месец.

С какво е изгоден един виртуален офис месторазположен в град Русе, чрез адреса на Счетоводни услуги Русе ЕООД ?

1. Обществен, търговски и данъчен адрес на престижна локация в граничен град и напълно оборудван офис.

2. Квалифицирани служители, чуждоезикова комуникация.

3. Спестяване наем и консумативни разходи.

4. Ползва се адрес, с който можете да разполагате за всякакви законни цели и по всяко време.

5. Бърз отговор на всякакви електронни и хартиени писма. Бързо уведомяване на възложителя, при случаи изискващи моментална реакция.

Примерни положения, при които има нужда от виртуален офис – фирмена дейност извършвана вкъщи, нуждаеща се от престижна локация; започващ бизнес, желаещ бърз старт с минимални средства; фирми с представителство в град Русе, необходимост от адрес за кореспонденция с НАП, поради разнообразни причини; разносна търговия, нуждаеща се от стационирано представителство; нужда от дискретност вкл.опазване на конкурентна информация, чрез т.нар. изнесен офис и необходимост от лице с нотариално заверено пълномощно, представляващо възложителя на адрес, където може да бъде открито – за целите на ЗДДС, избягване на риска от ддс дерегистрация.

Офисът на Счетоводни услуги Русе ЕООД е достатъчно обезпечен за динамична работа и има пълна възможност да служи на Вашата дейност по същия високоефективен начин, както служи на счетоводната фирма.

Индивидуално онлайн счетоводство от персонален счетоводител, обслужване без загуба на качество, от „Счетоводни услуги Русе” ЕООД. Предлагаме и изпълняваме виртуален способ за електронно управление на данни, изцяло изключващ преки физически действия между счетоводителя и клиента, с високо ниво на сигурност, включващ законосъобразна и добросъвестна обработка на лични данни. Спазваме нормите за защита от коронавирус при обмен на материални информационни носители.

В последно време, предлагането на онлайн счетоводство от счетоводители и счетоводни къщи се е превърнало в масова практика. Дали, обаче, те могат да са достатъчно изчерпателни в изпълнението, без да пострада качеството на обслужване?

За да е ясно какво точно е онлайн счетоводството, нужно е да се знае какво значи терминът „онлайн“. От Уикипедия научаваме, че означава „на линия“. Разширената му употреба не е съвсем уточнена и често се ползва спекулативно. Единствено вярно е, че състоянието „онлайн“ е положението на интернет свързаност на потребител, позволяващо му ползване на мрежови данни. Принципно, ниската дефинивна култура създава доста пречки, когато се предлага и издирва информация от търсачките в интернет.

От обстойна гледна точка, онлайн счетоводството е недостатъчно за пълното счетоводно обслужване. Забелязали сме, че когато клиентите ни търсят за такъв тип съдействие, те всъщност имат предвид счетоводство от разстояние. Счетоводната отчетност от разстояние е дистанционно водене на счетоводство, което може да е както онлайн, така и офлайн. Правилната комбинация на видовете дистанционно счетоводно обслужване дава абсолютната пълнота на отдалеченото счетоводство.

В повечето случаи, счетоводството в България е съчетание от дистанционни и приоритетно недистанционни счетоводни услуги, каквото всъщност е традиционното счетоводство от петнадесет години насам. Такова счетоводство е онлайн базирано само чрез електронните услуги към НАП и НОИ, а документацията бива вземана и предоставяна на хартиен носител в мястото където се извършва осчетоводяването. Развитие се наблюдава при електронното експлоатиране от името на клиента на банкови платежни и други документи онлайн, наричано още интернет банкиране и електронното подаване на годишни фининсови отчети по някой от начините посочени в Закона за счетоводството. Клиентът няма бърз достъп до документацията му, освен в случаите когато поиска данни да му бъдат предоставени на имейл адрес или да отиде в счетоводния офис.

Онлайн платформи предлагат усъвършенствано интернет счетоводство с напълно достатъчна функционалност и разбираем интерфейс, които обаче не могат да ги направят успешни без качествен „човешки фактор.” Автоматичното осчетоводяване от онлайн системата е улеснение за простите счетоводни операции, но за по-сложните без ръчна намеса на счетоводител няма как да стане, освен ако системата Ви подкани сами да си осчетоводите документите. Необходимо е да се помни, че стопанска операция, осчетоводена неправилно, в нарушение на счетоводната политика, водеща до неправилен финансов резултат се санкционира по чл.263 от ЗКПО (Закон за корпоративното подоходно облагане), а ако е довела до по-нисък данък – по чл.261 от същия закон. Други, занимаващи се със счетоводство по интернет, предлагат приоритетно онлайн фактуриране и частични счетоводни услуги без онлайн модул – като с това считат, че задълженията им за качествено счетоводство са изчерпани. Особена трудност при автоматизацията от интернет платформа е трз обработката. ТРЗ услугата е съставен елемент от пълноценното счетоводно обслужване с трудоемка реализация, непостижима за онлайн приложенията – трудовата книжка, като пример, е официален документ несъществуващ в електронен вариант. Немалко счетоводни кантори изпитват значителни трудности при счетоводното обезпечаване на клиента по време на отпускарските периоди, без да прави изключение онлайн обслужването, което не бива да има никакви прекъсвания.

Счетоводството изпълнявано чрез онлайн свързаност, изисква съвкупност от първокласни счетоводни умения, организираност и базова техническа грамотност, които са много повече от посоченото в длъжностната характеристика на оперативен счетоводител. От друга страна, дори в счетоводното обслужване с назначен специалист по организацията и управлението на интернет счетоводство, неговите задачи няма да се изпълняват напълно, без да има съдействие от счетоводителите. Не бива да се пренебрегва изпращането и получаването на пощенски пратки, тъй като за постигане на първокачествена ефикасност са необходими способности и в тази насока.

Опазването на фирмената тайна и конфиденциалност при онлайн счетоводството е по-трудно, когато има повече начини за обмен на информация – така вероятностите за теч нарастват, независимо от най-високите нива на сигурност. Обаче, при подходящи мерки, могат да се стопират напълно някои уязвимости, например тези от изпращането на важни сведения до счетоводството по email. Правилният инструктаж по информационна сигурност е много полезен, тъй като е с универсален характер. Администрирането на лични дани не бива да е на заден план – неправилната обработка подлежи на значими по размер санкции.

Задачите, произтичащи от неразпространение на заразни заболявания изискват познания в сферата на бактериологията и вирусологията. Пример за това са разработените методи за избягване на зарази при изпращане на информация на материални носители, чрез пощенски или куриерски начин, за придаване на цялост в обслужването, като допълнение към онлайн услугите.

Излиза, че онлайн счетоводството не е лесно постижимо занятие. Нашите съвети при избора на счетоводство с отдалечен обмен на данни са да подхождате с отговорност и да сте внимателни много повече отколкото когато си търсите счетоводител за „офлайн” работа.

Какво представлява нашето онлайн счетоводство?

Това е документация, която се сканира и изпраща по електронен начин до обработващия счетоводството, а обработените данни се предоставят по същия начин на клиента и на разнообразни външни ползватели с негово съгласие. Най-общото при онлайн счетоводството е, че не се изисква физическото присъствие на представляващия, а цялата информация се изпраща и получава от него по дистанционен начин при високи мерки за конфиденциалност. „Счетоводни услуги Русе” ЕООД позволява съвместно управление на електронните данни, при запазване на високо ниво на контрол и планиране. Не е необходимо притежание на електронен подпис от клиента. Ползвателите на услугата се разпределят така: 80% лица с чуждестранно участие в капитала и 20% с българско участие в капитала. От всичките ни клиенти, масови ползватели са около 60%, като всички „чужденци“ са пълни ползватели. Независимо дали сте физическо лице/едноличен търговец, дружество с ограничена отговорност, земеделец, фрийлансър, наемодател или стартиращ бизнес, ние разполагаме с подходящо онлайн счетоводство за Вас.

Клиентите предпочитат нашето онлайн счетоводство по следните 7 причини:

1. Сигурност – изключително високо ниво на сигурност, обезпечено от високотехнологични методи за обмен, съхранение и начин на визуализация. Това е първата причина, караща клиентите „да забравят“ че ние не сме в тяхното населено място, дори държава или континент.

2. Цената която не е водеща, тъй като и на нас не ни е критерий. Водещо е качеството. Номадството в счетоводството, движено от ниската цена, най – често не свършва добре. В гр. Русе цените за счетоводни услуги са по – ниски, околкото в гр. София, а ние се водим от средните (пазарни) цени за региона където е позициониран нашият офис. Отделна цена за онлайн счетоводство няма, тя е включена в счетоводното обслужване.

3. Ясни и лесни правила – няма как да е другояче, след като целта ни е да имаме доволни клиенти. Договор, правилник за документооборота и счетоводна политика са първите регулатори, основа за перфектните отношения.

4. Гъвкавост, вкл. индивидуална адаптираност – и без това не може. Няма компромиси при отказа ни от конвейрно счетоводство. Имаме висока подготвеност и реагираме бързо при специфични и нестандартни положения. Отработени правила и принципни положения за работа по време на отпуск на клиента и/или водещият счетоводството.

5. Независимост – допълнителна независимост, ако адресът определящ компетентната служба на НАП се премести от друго населено място в гр.Русе. По този начин се отхвърлят почти всички тамошни въздействия, спъващи дейността на фирмата. Счетоводни услуги Русе ЕООД е независимо счетоводно дружество, разбира се в рамките на разумното, предвид силното влияние в страната от бизнес и партийни кръгове. Нямаме никакво намерение да се самозасипваме със суперлативи, затова както при тази презентация, така и при останалите имаме единствено за цел да се представяме като такива което сме и какво можем.

6. Включване на всякакви екстри за завършено обслужване (както уточнихме по-горе, онлайн счетоводството е недостатъчно за пълна завършеност на счетоводния процес) – ако все пак нещо не е разрешено да се извърши от нас, а от друг, ние разполагаме с подходящите изпълнители и работата се свършва така, все едно ние сме я направили, а Вашият ангажимент е нулев. Обезпечаване допълнително, на информационен масив с данни за евентуални заявки, отправени към нас, свързани с маркетингово и друг тип фирмено разузнаване. За онагледяване, предоставяме получен от нас email събиращ оферти за онлайн счетоводно обслужване – това е част от методите за анализиране от конкуренцията.

7. Архивиране при нас – разполагаме с места за надеждно и дългосрочно електронно и физическо съхранение на всякаква информация свързана с дейността на фирмата.

Клиентските предпочитания са доказуеми, базирани са на техни препоръки и лесно могат да се проверят в реална среда – за нас ще е удоволствие да работим за Вас. Разбира се, без взаимност в отношениета не бива да има никакви очаквания.

Онлайн счетоводството без загуба на качество, изпълнявано от нас, означава пълнофункционален обмен на данни между обслужващия счетоводител и клиента и между обслужващия счетоводител и всички институции работещи онлайн, вкл. всички партньори на клиента където счетоводителят има делегирани права, с достатъчна индивидуална грижа за да може клиента да се чувства спокоен и съсредоточен върху неговия бизнес, също и осигурен достъп до аналитични данни за целите на управленското счетоводство, което е в подкрепа на правилните бизнес планове, реализацията им и контрола върху тяхното изпълнение. Ако все пак пострада качеството по наша вина, да са налице необходимите счетоводни гаранции, с които счетоводителят обезщетява клиента.

Механизмът на онлайн системата ни е базиран на основно месечно подаване на данни от клиента. Текущият обмен е непрекъснат, като достъп може да се осъществява без ограничения, затова може да се изпълнява ежедневно подаване на информация и нейното незабавно обработване, като цената в този случай е по – висока – пълнофункционално онлайн счетоводство в реално време. Напомняния, така че никога да не пропуснете крайните срокове, ако имате собствен ангажимент. Потребителският интерфейс е опростен и разбираем и всеки клиент зарежда сведения със защитена интернет връзка до всички електронни документи. Достъпът е директен, до сървър намираш се на работен компютър в счетоводния офис и индиректен до нает от нас външен сървър – избор по желание на клиента.

Ако сте се ориентирали към онлайн счетоводство, чрез което ще се извършва счетоводното обслужване, потърсете ни за да получите пълна информация за начина на работа прилаган от „Счетоводни услуги Русе” ЕООД.

Счетоводна технология – клиенти. Воденето на счетоводство на ЕООД (ООД), АД, ДЗЗД, НПО и ЕТ е преобладаващо както за района на Русе, така и за страната. Технологията на работа е изградена посредством опита, свързан със счетоводно обслужване на такива фирми.

Основополагащо за технологията на работа със счетоводна документация на клиенти от „Счетоводни услуги Русе” ЕООД, е спецификата на документооборота, вкл. този генериран от дейността на самото счетоводно предприятие. Документите могат да са хартиени и електронни. Подробности за движението на документи може да намерите тук.

Представянето на счетоводната документация от клиентите се извършва наведнъж в месеца, следващ месеца през който са издадени счетоводните документи. При клиенти с по-натоварено счетоводство, документите се предават на два, максимум на три пъти в месеца. Специалната необходимост от ежедневна счетоводна обработка в реално време и счетоводно приключване в края на работния ден за клиента, се посреща с напълно функционираща обезпеченост.

Принципно, документите свързани с данък добавена стойност се предават наведнъж, а всички останали документи – банкови извлечения, касови бележки, платежни и други документи  най-много до още два пъти в месеца, последващ месеца за който се отнасят. Препоръчително е, всички документи, отразявани в регистри и дневници по  данък добавена стойност, да бъдат предадени в счетоводството до 7-мо число на месеца последващ отчетният период. Взаимният интерес диктува, всички предавани документи в счетоводството да са придружени от опис, който може да е с ниска степен на детайлност, но да дава недвусмислена информация какво точно е предаденото за счетоводна обработка.

Изискваме задължително, документите да са четими, да носят всичката изискуема информация по силата на законовите изисквания и да са свързани с дейността на фирмата. Документи отразяващи нефирмени (лични) операции са допустими, само ако носят вторична(спомагателна) информация за делата на фирмата – такива документи не се отразяват по счетоводен начин и служат само като доказателствено средство.

След предаването на документите в счетоводството на  „Счетоводни услуги Русе” ЕООД, следва сортировка, отделяща документите по специфичен признак и след това тяхното отделяне в максимално съответствие с групирането им в съответната счетоводна форма приложима за обслужваното предприятие. Счетоводните форми се попълват преимуществено по електронен път. Обобщеното счетоводно състояние на обслужваното лице се представя чрез електронни документи – носители на систематизирана информация от обработена клиентска документация. Хартиените документи представящи това състояние се генерират от софтуера на счетоводството, само тогава когато е наложително.

Гаранциите свързани с изпълнение на възложената от клиента работа се спазват, при положение, че са изпълнени следните общи условия:
1. Счетоводната документация е предадена до посочения в договора срок.
2. Няма неистински документи или документи несвързани с дейностите на фирмата.
3. Има опис на всеки предаден документ в счетоводството (с минимална степен на детайлност).
4. Няма неплатени задължения към счетоводното предприятие.

Всички условия са съобразени до максимална степен с индивидуалните предпочитания на клиента и се посочват в договора за счетоводни услуги (счетоводно обслужване). Веднъж договорени, условията може да се променят по всяко време по взаимна писменна договорка между страните.

При нежелание за спазване на технологията на работа, възприета за висококачествено изпълнение на счетоводните услуги от счетоводното предприятие, гаранцииите не се прилагат, а заплащането независимо от обема на работата се извършва преди изпълнение на счетоводните задачи, както е при възлагането на еднократните услуги.

Предмет на договора с клиенти, видове престации, изпълнение и неизпълнение. Двете страни в облигационното правоотношение се обвързват с взаимни задължения с оглед постигане на определен правен резултат, който представлява предметът на договора мeжду тях. Престацията може да бъде представена по следните начини/видове/ делими и неделими задължения, солидарни и съвместни задължения, задължения за индивидуално и родово определена престация, парични задължения и алтернативни и факултативни задължения.

При двустранния договор, облигационното право прилага принципа на едновременното изпълнение, т.е. задължението следва да бъде изпълнено срещу изпълнение на насрещното задължение, освен ако от естеството на договора не произтича, че една от страните трябва да изпълни по напред своето задължение. Основавайки се на този принцип всяка страна може да задържи задължението си дотогава, докато другата страна не предложи изпълнение на нейното задължение.По принцип при изпълнението длъжникът е възможно да поиска от кредитора разписка, квитанция или друг документ, представляващ писмено признание на кредитора и потвърждаващ изпълнението. В случай, че за вземането е бил издаден особен документ от длъжника, той може да поиска връщането или унищожаването му.

Кредиторът, който е приел изпълнението, но отказва да издаде на длъжника разписка, изпада в забава и дължи обезщетение. Общо правило е, че кредиторът не може да бъде задължен (принуден) да приеме в изпълнение нещо, различно от дължимото и също така длъжникът не може да изпълни на части, макар задължението да е делимо – в случаите когато дължи родово определени вещи, тогава трябва да даде вещ поне от средно качество.

За да е налице неизпълнение по договор, според гражданското законодателство, е необходимо да се установят три предпоставки: вина на длъжника за неизпълнение на задължението; вреди, настъпили за кредитора вследствие на неизпълнението; причинна връзка, която взаимно да обуславя двете обстоятелства. Когато тези предпоставки са налице, за длъжника възниква имуществена отговорност, която се прилага под формата на мерки за прнуждаването му да изпълни реално. Когато това е невъзможно или кредиторът е загубил правен интерес от това, длъжникът заплаща парична компенсация вместо изпълнението.

Гражданско-правен принцип е, че длъжникът е виновен за неизпълнението на своето задължение, освен ако се докаже, че то се дължи на причини, за които не отговаря(оборима презумпция) Съществува и невиновна невъзможност за изпълнение на договор. Това е такава невъзможност, която е настъпила след сключването на договора, като може да бъде както обективна, така и субективна невъзможност. Виновното неизпълнение на задълженията от длъжника, пораждат имуществена отговорност за него, при което кредиторът има право да иска от длъжника реално изпълнение и обезщетение на вредите настъпили поради забава в изпълнението на договора, да развали договора и откаже да приеме изпълнението и да поиска обезщетение за нанесени вреди и пропуснати ползи, когато има лихвоносно парично задължение – да се извърши заплащане на лихви от момента на падежа.

Договорът за услуга не е законово регламентиран, от правна гледна точка се приема, че този договор е с предмет „да се извърши определена услуга или да се осъществи пакет от услуги, за което да бъде заплатено възнаграждение”.

Договорът за услуга, поради основната престация, най-често може да се определи като договор за изработка по Закона за задълженията и договорите (препращащата норма на чл.288 от ТЗ урежда договореностите съобразно гражданското законодателство), тъй като при договора за изработка, изпълнителят може да иска заплащане на възнаграждението което е уговорено, само ако е престирал уговорения резултат. Различието между договора за изработка и договора за услуги, произлиза от това дали изпълнителят носи отговорност, ако не бъде постигнат уговореният резултат, т.е.при договора за услуги възнаграждението се явява функция на извършената уговорена работа като вид, характер и продължителност, независимо дали е постигнат целеният краен резултат за тази дейност.

Движение на документите в счетоводството. Всяка фирма в България е заинтерсована да има организация на движение на документите за счетоводно отчитане. Счетоводството работи с различни документи които се утвръждават чрез Албум на първичните счетоводни документи. Този албум за счетоводните документи вече не е задължителен по закон в България, но е уместно да се състави.

Чрез способа на документирането като елемент на счетоводната отчетност, принцип е документите да се съставят тогава, когато се извършва стопанската операция – това действие е продиктувано от необходимостта за контрол и предотвратяване на евентуални грешки, които могат да бъдат допуснати.Голяма част от счетоводните документи се създават вън от счетоводната къща(счетоводното предприятие) а тяхното основно използване-за осъществяване на счетоводно контиране на стопанските операции се осъществява именно там където е счетоводството на фирмата. Следователно, почти във всички случаи счетоводният документ е необходимо да бъде придвижен от мястото на неговото съставяне до мястото където ще бъде осчетоводен.Движението, което документите извършват, от мастото на съставянето им до мястото на осчетоводяването им и следващи движения, като архивиране, предаване за ревизии и т.н. до крайното им унищожаване като носител на счетоводна информация се нарича документооборот.

Движението на документите се определя чрез утвръждаване на Правилник за вътрешния документооборот. Чрез този правилник се регламентира вътрешната организация за използваните първични(счетоводни документи) в предприятието.

Правилника също определя задълженията на лицата по отношение съставянето, предаването и приемането на документите. Счетоводството на фирмата е заинтерсовано от адекватни на дейността  Правилник и Албум за счетоводни документи.  Например чрез вътрешна регламентация на приемо-предавателен протокол за предадени документи в счетоводството на фирмата,  може да се спестят усложнения свързани със загубени документи.

За правилното съхранение на документите в счетоводството, е необходимо спазването на две условия:
1.Създаване и подържане на благоприятен микроклимат в архивното помещение.
2.Създаване и подържане на пожарна и всякаква друга безопасност по отношение на съхраняваните документи.
Счетоводните документи, за които няма нормативно изискване да се съхраняват от предприятието, може да се унищожат, както и да се предадат за рециклиране.

Счетоводството на фирмата(предприятието) утвръждават Правилник за вътрешният документооборот и Албум за първичните счетоводни документи, съставени след консутации с обслужващият счетоводната дейност.При нежелание да бъдат съставени тези организационни документи, от страна на представляващият предприятието, при своята работа счетоводителят се съобразява с общите правила на закона.